Torniamo a parlare di produttività passando in rassegna alcuni dei metodi più famosi ed efficaci. Attenzione però, essere produttivi non è solo una questione di metodo ma anche e forse soprattutto di mentalità.
Adottare un buon metodo, o più di uno contemporaneamente, può facilitare enormemente le cose, dandoci quel giusto supporto laddove la sola disciplina non basta. Tutti i metodi di produttività hanno lo scopo di aiutarci a strutturare i processi mentali e a prendere decisioni migliori su come impiegare il nostro tempo. Non sono la panacea di tutti i mali e di certo non ci trasformeremo in un ninja della produttività con uno schiocco di dita ma sicuramente ci aiuteranno a concentrare meglio i nostri sforzi.
Il motivo per cui esistono decine se non centinaia di metodi diversi è che ognuno di noi ragiona e opera in modo diverso. Non tutti i metodi quindi sono adatti per tutte le persone: ciò che va bene per me potrebbe non andare bene per i nostri lettori e viceversa.
Ci sono tre fattori che possono influenzare l’efficacia di un metodo:
- Personalità
- Abitudini
- Obiettivi
Personalità
Siamo dei procrastinatori cronici che non riescono ad impegnarsi per portare a termine un compito? Oppure soffriamo il cosiddetto context switch quando passiamo da un compito all’altro?
Siamo ordinati o disordinati? Creativi o analitici?
La nostra personalità dice molto sul modo in cui affrontiamo e gestiamo gli impegni e ogni metodo si adatta meglio ad alcune personalità piuttosto che ad altre. Siamo dei creativi o persone particolarmente introspettive? Probabilmente il Bullet Journal potrebbe fare al caso nostro. Siamo degli Yesman che non sanno dire di no e che poi si ritrovano sommersi da impegni inutili? Ecco come la matrice di Covey/Eisenhower potrebbe essere la nostra ancora di salvataggio.
Abitudini
Le nostre abitudini condizionano particolarmente il nostro modo di gestire gli impegni. Siamo mattinieri o degli animali notturni? Siamo sempre in movimento, magari sempre in giro oppure passiamo buona parte della nostra giornata inchiodati alla scrivania? Abbiamo un po’ di tempo da dedicare alla sera per riflettere sulla giornata? Allora in Bullet Journal potrebbe fare al caso nostro.
Abbiamo poco tempo a disposizione e ci distraiamo facilmente? Un Pomodoro è per sempre®
Obiettivi
Tutto dipende da quali sono i nostri obiettivi e per cosa ci serve essere maggiormente organizzati. Se ci distraiamo facilmente ci potranno aiutare metodi per non fare determinate cose. Tendiamo a dimenticare le cose da fare? BuJo (ebbene sì sempre lui) alla riscossa!
5 metodi di cui non potrai fare a meno
Ecco la lista dei 5 metodi più noti ed efficaci. Ce ne sono altri? Certo, ma non potevamo inseriti tutti. Soprattutto vedremo alla fine dell’articolo come è possibile combinarli insieme per creare un super-metodo a prova di procrastinazione e di amnesie. Se avete qualche suggerimento o esperienze personali da raccontare, fatecelo sapere usando uno dei canali che trovate in fondo all’articolo.
Indice
1. La matrice di Covey/Eisenhower
2. Bullet Journal
3. Zettelkasten
4. Organize Tomorrow Today
5. La tecnica del pomodoro
La matrice di Covey/Eisenhower
Con questo metodo potremo distinguere i compiti più urgenti da quelli meno urgenti assegnandoli a quattro differenti categorie:
- Urgenti e importanti
- Importanti ma non urgenti
- Urgenti ma non importanti
- Non urgenti e non importanti
I compiti urgenti e importanti sono quelli che devono essere eseguiti subito con la massima priorità. Quelli importanti per la crescita personale o professionale si faranno ma a tempo debito e saranno comunque quelli su cui probabilmente investirete più risorse. Quelli urgenti ma non importanti forse si possono delegare a qualcun altro? Quelli né urgenti né importanti… beh perché prendersi la briga? Quando si tratta di stabilire le priorità, la matrice di Cover/Eisenhower è sicuramente uno strumento molto utile.
Ne abbiamo parlato in diverse occasioni, per approfondire l’argomento potete partire da qui.
Pro
Si può facilmente vedere quali compiti devono essere fatti per primi.
È più facile vedere quali compiti non dovrebbero essere fatti.
Contro
Richiede tempo per essere padroneggiato e non è facile capire a quale categoria assegnare i vari compiti
Potrebbe non essere adatto a progetti impegnativi.
Per chi?
Per le persone che hanno lunghe liste di cose da fare e hanno bisogno di aiuto per stabilire le priorità.
Bullet Journal
Ne abbiamo parlato ampiamente in passato qui sul blog (qui e qui) e in un paio di room su Clubhouse.
Il Bullet Journal è un metodo di mindfulness sotto le mentite spoglie di un sistema di produttività. Si basa sul concetto di to-do list e di pianificazione temporale. È possibile creare un BuJo digitale ma l’uso di carta e penna consente di raggiungere un livello di consapevolezza maggiore, incorporando la fisicità della scrittura nella propria routine quotidiana.Nel BuJo inoltre è possibile creare le cosiddette Collection, vere e proprie pagine di diario in cui possiamo inserire i nostri pensieri, una retrospettiva del periodo precedente e, più praticamente, una sezione dedicata ad un progetto sia personale sia lavorativo. Molte persone creative coniugano l’aspetto estetico a quello pratico, usando disegni e colori. Ma possiamo anche adottare un approccio minimalista se meglio si adatta alla nostra personalità.
Pro
Efficace nel gestire i compiti di tutti i giorni.
È uno strumento eccezionale per visualizzare i nostri obiettivi a medio lungo termine, tenerne traccia e analizzare i nostri comportamenti.
Contro
Richiede molto tempo e disciplina.
Se non inseriamo una certa dose di introspezione e ci limitiamo solo alla gestione degli impegni e delle cose da fare, il metodo potrebbe risultare in una sovrastruttura eccessiva. Meglio usare una semplice agenda settimanale precompilata, ci risparmieremo ore intere per impostare la grafica del nostro BuJo.
Per chi?
Per le persone che fanno fatica a ricordare le cose da fare, per i procrastinatori ma soprattutto per le persone che intendono pianificare il proprio sviluppo personale e comprendere le ragioni dei propri successi e dei propri fallimenti. Per alcuni rappresenta un fantastico strumento per dare libero sfogo alla creatività.
Zettelkasten
Anche dello Zettelkasten abbiamo parlato in questo articolo e in una room su Clubhouse. Non è un metodo di time management bensì un metodo per prendere appunti e creare una propria, personale base di conoscenza. Lo Zettelkasten si basa su:
- Note istantanee da prendere in qualunque momento per fissare idee e concetti
- Note permanenti che sono la rielaborazione personale di ciò che si è appreso e non un mero copia e incolla
- Riferimenti bibliografici
Tramite l’opportuna indicizzazione delle note permanenti per concetti e non per argomenti e la creazione di una rete di note iperconnesse, abbiamo la possibilità di recuperare le informazioni anche a distanza di tempo. La rielaborazione personale dei concetti può poi essere riutilizzata agevolmente per scrivere articoli, libri, presentazioni o creare flashcard per studiare più efficacemente.
Pro
Potente strumento per creare una base di conoscenza personale
Note iperconnesse in un grafo che rimandano al concetto di ipertesto quindi esplorabile in qualunque direzione e a partire da qualunque punto (concetto)
Contro
Richiede impegno, disciplina e tempo.
Imprescindibile l’uso di uno strumento digitale che spesso sarà a pagamento
Per chi?
Per gli studenti (anche per quelli più stagionati che seguono corsi executive), accademici e per coloro i quali, per lavoro, si confrontano con temi piuttosto ampi e hanno bisogno di richiamare velocemente i concetti alla memoria.
Organize Tomorrow Today
Nel libro Organize Tomorrow Today – Retrain Your Mind to Optimize Performance at Work and in Life, Jason Selk, Tom Bartow, Matthew Rudy presentano una serie di strategie e metodi per ottimizzare il proprio rendimento quotidiano per raggiungere successo nella vita.
Una delle abitudini imprescindibili che è necessario acquisire è la pianificazione della giornata in anticipo. Questo eviterà di essere sommersi da impegni inutili e ci renderà maggiormente produttivi invece che semplicemente impegnati.
La pianificazione del proprio tempo richiede… tempo!
Da una lista di tutte le cose da fare (il cosiddetto backlog), dobbiamo scegliere 3 cose che dobbiamo o vogliamo assolutamente fare l’indomani.
Facciamo una stima del tempo per ogni compito e dai tre ne selezioniamo uno che ha la massima priorità ovvero il nostro highlight, che dobbiamo necessariamente completare entro la giornata.
Tra un compito principale e l’altro possiamo aggiungere uno o più compiti secondari se c’è spazio, possibilmente di durata molto breve (max 25 minuti e più avanti scoprirete perché).
E così ogni giorno nei secoli dei secoli.
Pro
Possiamo identificare meglio la cosa più importante da fare, il nostro highlight.
Ci aiuta ad acquisire una routine ed una certa disciplina.
Ci aiuta a suddividere meglio il nostro tempo e i compiti più gravosi in piccoli compiti più gestibili e a valutare correttamente il tempo necessario per eseguirli.
Contro
Non fornisce strumenti di introspezione o di pianificazione nel medio/lungo periodo. Pianifichiamo oggi per domani.
È facile trascurare i piccoli compiti per concentrarci solo su quelli più corposi o quelli che ci piacciono di più.
Serve tempo per acquisire manualità nella stima dei compiti.
Per chi?
Per le persone spesso sovraccariche di compiti con priorità e complessità diverse.
La tecnica del pomodoro
La cosa importante nella vita da isola è pianificare le proprie attività e trovo che la chiave sia dividere la giornata in unità di tempo della durata di non più di trenta minuti: le ore intere possono intimorire un po’ e la maggior parte delle attività richiede circa mezz’ora.
Will Freeman, protagonista di About a boy
Come faceva Will nel film, la tecnica del pomodoro prevede di suddividere il nostro tempo in unità di tempo di trenta minuti, di cui impiegheremo 25 per portare a termine una certa attività e 5 minuti per una pausa. Non è obbligatorio completare l’attività nei 25 minuti, i compiti più difficili potrebbero richiedere più unità di tempo come, per esempio, [farsi massaggiare accuratamente la cute] (4 unità).
La tecnica del pomodoro viene descritta dal suo autore Francesco Cirillo nel suo [sito] e nel libro omonimo di cui è autore. Si tratta di una tecnica appartenente alla classe dei metodi noti come time-boxing e, per certi versi, possiamo vedere le unità di tempo (dette pomodori) come gli sprint dello SCRUM ma su scala temporale di gran lunga ridotta.
Pro
Semplice ed immediato, non richiede particolare sforzo per implementarla.
I cinque minuti di pausa ci consentono di rigenerarci
Contro
Non tutti i compiti possono stare dentro ai 25 minuti, questo significa interrompere un’attività nel bel mezzo del picco di produttività. I cinque minuti di pausa potrebbe farci perdere la concentrazione e subire l’effetto [context switch] che ha un costo considerevole in termini di perdita di produttività.
Per chi?
Per le persone facilmente distraibili che hanno bisogno di un aiuto esterno per concentrarsi sui propri compiti. Attenzione però al context switch!
Conclusioni
I 5 elencati sopra sono solo alcuni degli innumerevoli metodi di produttività, tuttavia abbiamo voluto concentrarci solo su questi perché hanno una caratteristica molto interessante. Possono essere combinati e utilizzati contemporaneamente per creare una sorta di super-metodo molto efficace.
Usiamo il Bullet Journal? Bene, aggiungiamo una sezione Highlight (Organize Tomorrow Today) allo spread settimanale per ogni giornata e scegliamo con attenzione le attività da pianificare l’indomani (Cover/Eisenhower). Adesso suddividiamo il nostro tempo a disposizione in unità di tempo di 30 minuti (Pomodoro).
Teniamo traccia delle nostre note rapide, permanenti e dei riferimenti bibliografici in uno strumento apposito come RemNote (Zettelkasten) e infine creiamo una Collection nel nostro BuJo per tenere traccia dei concetti principali appresi durante la settimana con un riferimento al nostro Zettelkasten. E magari utilizziamo anche una Mappa mentale per visualizzare queste connessioni, ma lasciamo questo argomento per un prossimo articolo…
