A tutti è capitato di partecipare a una riunione eccessivamente lunga nella quale non sono state prese decisioni puntuali o non si è arrivati alla definizione di una direzione condivisa. Esistono degli accorgimenti che, se adottati dall’organizzatore e dai partecipanti, rendono la riunione più produttiva:
- Definizione dell’oggetto della riunione
- Definizione dell’agenda
- Preparazione di eventuale documentazione a supporto
- Definizione dei partecipanti necessari e facoltativi
- Determinazione del momento in cui effettuarla e sua durata
- Scelta del luogo fisico e/o degli strumenti necessari
- Formalizzazione di decisioni/azioni
L’organizzatore della riunione ha sicuramente chiaro l’obiettivo finale quindi dovrebbe trasformarlo in un oggetto breve e significativo. Ad esso va inoltre associata un’agenda con pochi punti che facilitino la traduzione dell’obiettivo in azioni e/o decisioni. Altro punto molto importante è l’eventuale documentazione a supporto della riunione che dovrà essere condivisa con largo anticipo in maniera tale che i partecipanti possono arrivare preparati. La decisione della data e dell’orario deve essere basata sulla disponibilità dei partecipanti necessari poichè sarà importante che tutte le persone realmente utili per lo svolgimento della riunione siano presenti (a tal scopo ad esempio bisognerà utilizzare la funzionalità di scheduling del calendario con l’obiettivo di trovare uno slot opportuno). La durata della riunione dovrà essere in linea con gli argomenti ma comunque non troppo lunga: più tempo è richiesto più sarà difficile ottenere la disponibilità dei partecipanti e mantenere un livello alto di attenzione durante il suo svolgimento. Bisogna scegliere un luogo (quasi sempre una sala riunioni) che possa accogliere tutti i partecipanti e che li metta in condizioni di poter partecipare serenamente (sufficienti spazio e posti a sedere, temperatura adeguata, luce naturale e via dicendo). Ovviamente, si potrà utilizzare anche uno strumento per il collegamento da remoto per chi per motivi logistici non potesse essere presente fisicamente. È importante che per ogni punto dell’agenda siano definite le decisioni e le azioni. Per ogni azione è obbligatorio avere un responsabile e una data di scadenza. In base al contesto specifico potrebbe essere necessario un secondo meeting di follow-up.
Il punto importante è che il reale lavoro non viene svolto durante la riunione ma prima e dopo di essa: la pretesa di discutere nella sua totalità un problema o una situazione all’interno di uno slot temporale molto limitato rischia di trasformare la riunione in un brainstorming che di fatto ha delle caratteristiche molto differenti per quanto riguarda modalità di esecuzione e tempistiche.
