In diverse occasioni, come ad esempio la discussione della tesi di laurea piuttosto che una presentazione di un nuovo progetto, ci ritroviamo a parlare in pubblico con il supporto visivo di strumenti digitali come Microsoft Powerpoint o Apple Keynote. Creare una presentazione può sembrare semplice e immediato ma di fatto può nascondere diverse problematiche. Esistono tre aspetti fondamentali che vanno affrontati affinché la presentazione possa essere efficace: contenuti, forma e lunghezza.
Per quanto riguarda i contenuti la prima cosa da fare è essere molto sintetici garantendo comunque una corrispondenza uno ad uno con la discussione. I contenuti dovranno comunque seguire uno storytelling e quindi partire da un’introduzione, dare un contesto e sviluppare un ragionamento sino a una conclusione finale. Inserire tutti i contenuti nella loro interezza comporta il rischio che chi ascolta si concentri più su leggere che ascoltare quindi bisogna porre massima attenzione a questo punto.
In termini di forma la prima cosa da fare è scegliere un modello esistente: se è una presentazione aziendale bisognerà utilizzare l’ultimo modello istituzionale ovvero il più aggiornato o in assenza di esso sceglierne uno fra quelli che si trovano online (ad esempio Slide Carnival). Come anticipato la presentazione deve essere un supporto alla discussione quindi in essa dovranno essere inseriti concetti chiave, immagini di impatto e tutto ciò che può aiutare il suo svolgimento. Bisogna porre molta attenzione su dettagli come la grandezza e tipologia del carattere poiché quando si crea la presentazione su computer la visualizzazione sarà chiara ma potrebbe non essere altrettanto visibile ad esempio durante una conferenza: condizioni di luce, qualità del proiettore e altri elementi potrebbero incidere negativamente sulla qualità visiva. È molto importante garantire un notevole contrasto di colori soprattutto fra testo e altri elementi come lo sfondo: utilizzare un carattere verde chiaro su uno sfondo bianco vi espone al rischio di ottenere un testo “trasparente”.
La lunghezza del documento è strettamente correlata alla durata del discorso. Come anticipato all’interno del documento non potrà essere riportato l’intero discorso ma solo punti chiave o qualcosa che supporti la discussione: immaginate ad esempio una domanda da fare a chi ascolta. Questo potrebbe essere una semplice domanda su un’immagine di sfondo. Tanto più lungo sarà il discorso tante più slide verranno prodotte: è difficile pensare che per un discorso di un’ora siano presenti solamente tre o quattro slide.
Come evidenziato pochi piccoli accorgimenti possono rendere una presentazione più efficace aumentando notevolmente le possibilità di trasmettere realmente i messaggi da condividere.
