In questo post vedremo un’applicazione pratica della matrice di Covey/Eisenhower. Ipotizziamo di avere la responsabilità di un’attività progettuale e di tracciare in dettaglio all’inizio di essa tutti i task comprendendo, solo a titolo esemplificativo, quattro aree:
- Task tecnici (sviluppo, test, etc.)
- Comunicazione con gli stakeholder (template, mailing list, etc.)
- Processo di go/no go (KPI, date, etc.)
- Aggiornamento delle informazioni sul team (foto, bio, etc.)
Appena iniziata l’attività tutti i task saranno concentrati nel quadrante PLAN poiché considerati importanti e non urgenti. Questa situazione varierà comunque nel tempo poiché alcuni di essi verranno completati e quindi rimossi dalla matrice e quelli che rimarranno potranno spostarsi su un nuovo quadrante.
Supponiamo di essere a due giorni dalla chiusura dell’attività progettuale e che vi siano dei task ancora non completati:
- Aggiornamento della biografia del team
- Completamento dei test di una delle n funzionalità
- Condivisione con gli stakeholder dei risultati dei test (non totalmente completati)
- Pianificazione del meeting di go/no-go
Considerando la situazione attuale l’aggiornamento della biografia del team non rappresenta un task né importante né urgente quindi verrà spostato nel quadrante ELIMINATE. La comunicazione con gli stakeholder ha un prevalente carattere di urgenza quindi il task verrà spostato sul quadrante DELEGATE e verrà preso in carico da una terza persona. Invece il completamento dei test e la pianificazione del meeting di go/no go essendo entrambi urgenti e importanti saranno spostati nel quadrante DO e gestiti con priorità.
Le caratteristiche di urgenza e importanza dipendono fortemente dal contesto e dallo scorrere del tempo. Quindi, come visto nell’esempio, lo stesso identico task in contesti diversi e/o in tempi diversi può posizionarsi in quadranti differenti.
