Oggi gestire il proprio tempo risulta abbastanza complesso poiché impegni professionali, familiari e personali si incrociano in una società che si muove sempre più velocemente. Per gestirlo al meglio possiamo comunque avvalerci degli strumenti digitali di cui disponiamo in maniera tale da essere più produttivi.

In generale gli ambiti professionale, personale e familiare andrebbero mantenuti separati: anche se il proprio tempo viene percepito come una entità unica e continua bisogna suddividerlo in momenti dedicati a ciascun ambito ed avvalersi di strumenti opportuni per sfruttarli. In particolare ne esistono almeno quattro che possono essere impiegati a tal scopo: e-mail, calendario, note, todo list.

Partendo dall’e-mail possiamo utilizzare dei piccoli accorgimenti che rendono la sua gestione molto più efficace ed efficiente:

• Thread – Immaginate che al rientro delle ferie abbiate ricevuto 300 e-mail. Se organizzate le vostre e-mail in thread probabilmente saranno meno di 50 discussioni di cui potrete leggere l’ultima e-mail e qualora la discussione sia chiusa (attività completata ad esempio) potrete evitare di leggere tutte le email del thread stesso (potrebbero essere una decina se non addirittura di più).
• Categorie – L’utilizzo delle categorie per macro-argomento (ad esempio Budget 2021) è utile per segmentare gli argomenti delle e-mail. Vanno utilizzate categorie rilevanti per il vostro lavoro poiché probabilmente saranno oggetto di ricerca in futuro. Una categoria particolare è TODO che potrà contrassegnare le e-mail per le quali è richiesto un vostro follow-up non immediato: questo vi permetterà di non dimenticare di rispondere.
• Regole – Le regole sono molto utili nell’organizzazione, gestione e lettura della vostra posta elettronica. Un esempio pratico può essere la categorizzazione automatica di e-mail arrivate da uno specifico indirizzo con uno specifico oggetto. Un esempio pratico potrebbe essere quello di assegnare le categorie TODO e INVOICE a email con oggetto che inizia con Invoice arrivate dall’indirizzo di posta elettronica billing@xyz.com.
• Cartelle – Consigliate per e-mail che non sono rilevanti per le proprie attività poiché al contrario delle categorie durante una ricerca potrebbero non essere implicitamente incluse.

L’utilizzo di categorie, cartelle o meglio una combinazione delle due dipende molto da come si vuole impostare la propria mailbox. Personalmente preferisco le categorie poiché hanno il vantaggio di essere anche multiple per singola e-mail e spesso le e-mail contrassegnate da esse sono implicitamente incluse nei risultati di ricerca. Al contrario, quando si gestiscono cartelle oltre a poter spostare un’e-mail solamente all’interno di una cartella spesso in fase di ricerca se si vuole includere anche quella sarà necessario accedere alle opzioni avanzate.

Per quanto riguarda il calendario la prima cosa da fare è mantenerlo sempre aggiornato per poter organizzare al meglio le proprie attività e condividere in tempo reale con i colleghi la propria disponibilità. Discorso analogo per il calendario privato perché conterrà le attività personali  e familiari (ad esempio riunione con gli insegnanti del figlio). Il calendario privato può essere ovviamente condiviso con il/la partner al fine di gestire al meglio tutte le attività (non di routine) legate al nucleo familiare.

Per quanto riguarda le note andrebbero organizzate per macro argomenti e sia in ambito personale che professionale permetteranno di tenere traccia di tutte quelle informazioni noi me importanti o per una qualche ragione rilevanti.

La todo list può essere utilizzata sia in ambito professionale che in ambito personale/familiare. Sarà importante mantenerla aggiornata in maniera tale che sia completa delle attività importanti e urgenti (ma non di routine) e che venga mantenuta ordinata per priorità. A tal scopo rimando alla lettura della matrice di Covey/Eisenhower che può aiutare nell’eseguire l’attività di prioritizzazione.

Questi quattro strumenti sono tutti importanti e fra loro complementari: il loro corretto utilizzo ci aiuta in una migliore gestione del tempo con una conseguente maggiore produttività.