Durante la vita sia personale che professionale a volte siamo sopraffatti da diverse attività e almeno una volta ognuno di noi è arrivato alla fine della giornata senza aver completato una delle più importanti e/o urgenti di esse.
Soffermiamoci sui due termini “urgente” e “importante”:
- Urgente – E’ strettamente legato al concetto di tempo come ad esempio una data di rilascio imminente per un progetto
- Importante – E’ strettamente legato al valore aggiunto di qualcosa come ad esempio la fine di una fase di un progetto propedeutica alla fase successiva
Dal momento che il tempo è una risorsa limitata, è necessario ordinare le attività per priorità, tenendo presente che c’è anche la possibilità di eliminare alcune di esse. Per ottenere questo risultato possiamo utilizzare la matrice di Covey/Eisenhower al fine di valutare ciascuna di esse in base all’importanza/urgenza.
- DO importante e urgente
- PLAN importante ma non urgente
- DELEGATE urgente ma non importante
- ELIMINATE né important né urgente
In alcuni casi il quadrante DO è anche definito quadrante della crisi: pensate a diverse attività importanti che devono necessariamente essere completate rapidamente.
La matrice ha quindi diversi vantaggi:
- Ci aiuta a visualizzare le attività
- Ci aiuta a dare priorità alle attività
- Può dare un primo feedback qualitativo sullo svolgimento delle attività
Il contenuto della matrice è dinamico quindi nel tempo le attività possono spostarsi da un quadrante all’altro a seconda di diverse condizioni. Sulla base dei movimenti possiamo fare riflessioni specifiche: ad esempio, se molte attività si stanno muovendo da PLAN a DO potremmo avere un problema di carico di lavoro.
